AGGIORNAMENTO 2016 DELLA STRUTTURA DEL DBASE

Dopo un periodo di sperimentazione tutti i software subiscono degli interventi manutentivi e di eliminazione dei BUG che vengono evidenziati solo dall’uso costante del prodotto. In tale ottica dopo un uso pratico del programma abbiamo apportato alcune modifiche che lo rendono più flessibile ed è ora possibile anche:

gestire gli allievi di un corso speleo
gestire il gruppo di partecipanti di una uscita sociale
stampare i report di consegna materiali con più scelte

Il nuovo file è scaricabile al link sottostante.
Restiamo a disposizione di suggerimenti e consigli per un continuo miglioramento
Paolo Toffanin

LA GESTIONE DI UN MAGAZZINO MATERIALI SPELEOLOGICI CON SISTEMA INFORMATIZZATO

La gestione dei materiali di un gruppo grotte oltre ad essere una questione di rilievo economico, può rivestire implicazioni di natura legale in caso di incidente per rottura o cedimento del materiale durante il normale utilizzo.
Più volte si è affrontato il problema di come poter gestire il magazzino in modo che restasse traccia della vita dei materiali oltre che avere sempre un quadro il più possibile esatto di come e dove vengono impiegati i materiali che molte volte permangono in grotta anche per lunghi periodi perdendosi spesso la cognizione esatta dell’inventario materiali a disposizione.
Non vanno poi sottovalutati gli aspetti di rendicontazione degli investimenti fatti in materiali, lo stato d’utilizzo e le quantità alienate per usura, danneggiamento o abbandono in cavità.
Fino a d oggi la gestione del magazzino veniva sempre fatta in modo cartaceo per rendere semplice la consegna ai soci del gruppo dei materiali richiesti con la produzione di schede consegna a carattere nominale che normalmente vengono archiviate in un raccoglitore fino ad avvenuta riconsegna.
In tal modo oltre che risultare di fatto impossibile tracciare la storia del materiale diventa anche imprecisa ogni stima sui materiali in consegna ai soci, su quelli alienati nel breve termine ma soprattutto quelli disponibili a pronta consegna; in sostanza la gestione del magazzino è un affare serio per ogni gruppo grotte.
Una particolare riflessione sarebbe da fare, in particolare, sulle gestione delle corde che andrebbero identificate oltre che per anno di produzione e lunghezza anche con un numero al fine di identificarle in modo univoco anche in prospettiva di poter associare ad esse la storia e l’utilizzo che ne viene fatto in ambiente. Tale gestione seppur praticabile concettualmente comporta alcune problematiche di gestione in quanto anche una sola dimenticanza nella registrazione di consegna inficerebbe la storia della corda e quindi tutta la logica prevenzionistica; disciplina questa che in ambiente non lavorativo risulta alquanto difficoltosa da chiedersi tassativamente ai soci.
Per quanto sopra è stato pertanto creato ex novo, utilizzando la versione 2003 di ACESS, un dbase che consente di gestire non solo lo scarico/carico dei materiali a magazzino ma anche la gestione dei prestiti ai soci, l’alienazione dei materiali fuori uso, oltre che i preventivi per i nuovi acquisti in base ai preziari dei fornitori abituali. Il sistema consente anche di gestire le anagrafiche dei soci utilizzando una interfaccia grafica a maschere di facile utilizzo anche per i neofiti dell’informatica.
Una ricca proposta di report consente di stampare su carta sia lo stato del magazzino che dei materiali in prestito per socio. Per contemperare le esigenze di magazzinieri all’antica che magari poco sono abituati all’uso dell’informatica, il sistema prevede anche una personalizzazione per la costruzione di SCHEDE MAGAZZINO in formato cartaceo che possono venir stampate vuote per essere poi compilate a mano come tradizionalmente si usa fare; tale gestione cartacea ovviamente dovrà poi periodicamente essere riversata nel sistema al fine di raggiungere lo scopo previsto.
Per le motivazioni di cui sopra non è stato implementato nel sistema la tracciabilità storica dei materiali e si ritiene che solo un ulteriore sviluppo tecnologico mediante marcatura con codice a barre delle corde e lettori da interfacciarsi al dbase potrebbe consentire una tracciabilità semplice e affidabile.
Il database è stato creato in formato libero e può essere modificato in tutte le sue parti sia nelle tabelle che nelle maschere o stampe la cui libera modifica è lasciata alle capacità dell’utilizzatore finale.
Si declina ogni resposabilità per l’uso del prodotto e NON VIENE garantita alcuna assitenza tecnica in caso di malfunzinamento.
Paolo Toffanin

SCARICA IL FILE GESTIONE MAGAZZINO